办公家具是由功能、材料、结构、外观形式四种要素组成，这四种因素既相互联系又相互制约，促进家具的发展。下面分别阐述这四个要素的主要内容及相互之间的关系。
 （1）功能
  任何一件家具都是为一定的目的而设计制作的。因此功能构成是构成办公家具的中心环节，是主导因素，是办公家具存在与发展的动力。在进行办公家具设计时，首先应从功能的角度出发，收集办公家具使用者的信息，收集办公家具旋转环境相关信息，以此来决定家具材料、结构和外观形式。
一般而言可把办公家具产品的功能分为四个方面，即技术功能、经济功能、使用功能与精神功能。
  （2）材料
  材料是构成办公家具的物质基础，从办公家具的发展历程来看，办公家具材料呈现出多样化的特点，有：石头、木材、竹材、藤材、皮革、织物、玻璃、颜料、橡胶、人造板、海绵、胶料、涂料乖。尽管办公家具材料众多，然而在进行办公家具设计时，必须考虑各种因素，对材料进得有目的的选择使用。在选择过程中，主要考虑的因素如下：
  一、材料加工工艺性，材料的工艺性直接影响到办公家具生产和质量。对于木材，在加工过程中要考虑受水分的影响而产生胀缩、各向异性、翘曲变形等；对于覆面处理的中密度刨花板和中密度纤维板要考虑装饰层的脆性及硬度，以确定合适的进料速度，防止爆边，改善封边质量；塑料材料要考虑到延展性，热塑变形等；玻璃要考虑其热脆性、硬度和表面质量等。
  二、材料的质地和外面质量，可以给人产生不同的心理感受。木材属于自然材料，纹理自然，且易于加工，是生产办公家具的上等材料。塑料及其合成材料具有模拟各种天然材料质地的特点，并且具有良好的着色性能，但易于老老化、易于受热变形，用此生产的办公家具，其使用寿命和使用范围受到限制。
  三、材料的经济性，家具材料的经济性包括材料的价格，材料的加工劳动消耗、材料的利用率以及材料利用的丰富性。木材虽然具有自然纹理等特点，但随着需求的增加，木材的蓄积量不断减少，资源日益匮乏，与木材的材质相近的，经济美观的材料将广泛地应用于家具的生活中。
  四、材料的强度，不同的材料，其强度不同。同一材料在办公家具中所处部位的作用不同，对其强度要求也不同，随之其尺寸规格不同。总之，材料强度方面考虑握钉力、抗劈裂性能及弹性模量。
  五、表面装饰性能，一般情况下，表面装饰性能是指对其进行涂饰，胶贴、雕刻、烫、烙乖装饰的可行性。
 （3）办公家具结构

  结构是组成办公家具零件之间的连接方式。结构对办公家具的使用者产生的生理和心理的影响。零部件之间联接方式取决于材料和配件的性能特点，基于人体工程学原理的结构设计可以提高人们的工作效率。
（4）办公家具的外观形式  外观形式是办公家具的功能和结构的直观表现。办公家具的外观形式依附于结构，但是外观形式有较大的自由度，同一外观形式可以采用不同的结构，如文件柜类办公家具家具的基本结构相同，但外观形式千姿百态。办公家具外观形也可以理解为家具造型给人的产生的第一感觉，具有传递信息的作用，直接发挥了办公家具的审美功能。

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