摘 要：对于任何一个行政机关或企事业单位来说，办公室都是一个必不可少的部门，这一服务机构很强的综合特征，关系到内部工作的协调管理和外部的联系沟通，可以说对单位自身能否健康可持续发展具有重要的意义。但是当前办公室业务建设方面存在着很多的问题，工作人员自身素质和工作效率都有待提高，新时期必须要做好办公室业务建设工作，这样才能满足社会发展的需要，才能真正承担起办公室的工作职责，保障整个单位的健康良性发展。本文主要探究了新时期加强办公室业务建设的建议，以供参考。

关键词：新时期；办公室业务建设；作用；问题；建议

办公室承担着一个单位中各项事务上传下达的任务，是各种信息的中转站，同时也要负责沟通和接待外部人员，对促进整个单位的内外部和谐发展具有重要的意义。在当前社会不断发展和市场经济改革深入推进的背景下，对办公室业务又有了新的要求，以往存在的各种工作质量和效率方面的问题必须要进行有效的改进，通过深入开展改革，加强办公室业务建设，保障单位和单位的持续健康发展。

1 办公室业务建设的重要作用

办公室是一个管理工作的核心部门，各个办公室分担着不同角色，处理着不同事务，相互交流与合作、统筹兼顾，最终达成一致，制定出适合行政机关或事业单位发展的最佳模式，并且对内外部环境起着重要的促进作用。对于外部环境，办公室主要有对外交流与沟通、接待、联系等工作职能与作用。对于内部环境，办公室对内部的协调沟通和下达上传以及参谋监督的作用，参与到地战略性决策中，并为内部决策提供重要的信息资源和一些良好的建议[1]。另外，办公室还要对各个部门的工作进行辅助，监督领导决策的落实情况。因此，办公室业务在一个单位或者单位中具有很重要的地位和作用。

2 当前办公室业务建设存在的主要问题

在新形势的发展背景下，社会市场中存在激烈的竞争，这就需要办公室业务发挥到极致，提高决策的科学性，只有这样才能让单位内部更加团结，让单位发展更具竞争力。但是当前很多单位的办公室工作存在着一些问题，主要表现在以下几个方面：

2.1 对外来人员的信息录入问题

单位需要随时与社会进行沟通，加强与单位外来人员的交流与合作。但是在沟通的同时，单位办公室往往不能完全掌握外来人员的信息录入情况，可能会给单位的管理工作增加难度。另外，如果外来人员在进入单位学习、交流时，得不到办公室重视，就会使外来人员对单位形成不好的印象，不利于单位的进步与发展。

2.2 信息传递不及时

在大多数单位中，普遍实施8小时工作制度，有些办公室人员存在“上午盼午饭，下午盼下班”等消极思想，对本职工作不上心，有时候上级领导下达了命令，办公室不能及时地将信息传达到下级区域，不仅耽误了单位工作人员对新命令的了解，影响了决策信息的时效性，更是阻碍了单位的健康发展[2]。

2.3 办公室人员的自身素质问题

受传统的管理理念影响，办公室人员存在严重的懒惰心理，创新意识较差，不能对新出现的问题进行及时的研究与解决。有的只会纸上谈兵，实际工作经验不足，不能给出有效的建议，影响单位决策的科学性。还有的办公室人员开会时不善于思考，在工作时利用办公用具做工作之外的事，如利用电脑玩游戏、购物等，心理状态极度松散，缺乏工作责任意识。还有一些办公室人员存在自私心理，办公室内存在着恶意竞争，相互排斥。另外，有的办公室人员的工作态度不够端正，不能完全遵守办公室的各项规章制度，在上班期间处理私人问题，存在迟到早退现象，还有一些工作人员存在灰色收入，这些情况都会给办公室业务造成极大的负面影响。

3 新时期办公室存在问题的解决措施

3.1 提高辦公室人员的综合素质

1.热情接待外来人员

新时期的办公室业务建设工作的理念核心是合作共赢，办公室人员对外来人员要热情和积极，树立好正确的迎接态度。提高单位对外部环境能够的良好形象，构建办公室良好的外来人员迎接氛围，促进单位对外的亲切友好交流。另外，对于外来人员参观和来访要详细记录，并对交流比较好的外来人员进行及时的跟踪和回访，使得这次交流更有意义和价值。

2.上级指示要立刻执行

办公室人员在面上级下达的指令时要马上执行，并保证执行工作的质量和效率。在对下级进行传送信息时，要保证信息的准确性和精确性，防止因传送信息的失误而影响了部门的工作质量和效率。在上级下达工作指示后，办公室业务人员在进行相关的调研时要根据其指示进行部门间的沟通和交流，使得单位的利益实现最大化。因此，办公室业务人员要严格按照“随时听令——迅速出动——全程保通——信息致胜”的过程进行，从而完善办公室业务假设工作，另外办公室人员要勤于学习，不断的丰富和完善自身的知识储备，有利于对办公室工作效率和质量的提高和强化。同时，具备丰富的专业知识和技能可以为解决办公室工作中出现的问题打下坚实的基础，从而有效提高办公室工作水平，加强单位整体的管理水平。

3.克服懒惰，乐业奉献